У системі можна налаштувати відправку повідомлення на email клієнта, якщо рахунок був не сплачений вчасно.
Загальне розуміння цього процесу будується на тому, що в кожному створеному рахунку є поле з датою “Сплатити до”. Це поле може заповнюватися автоматично (якщо в картці клієнта або в замовленні вказано відстрочка платежу). Якщо не вказано, то відстрочку у формі створення рахунку потрібно вказати вручну.
Далі потрібно розуміти, що для відправки повідомлень потрібно налаштувати пошту для відправки листів з програми.
І третя складова – в картці клієнта має бути вказана пошта для відправки документів – на вкладинці Умови оплати і встановлена галочка – Відправляти нагадування про борги.
Для налаштування відстрочки нагадувань потрібно перейти до Установки – Система – Повідомлення котрагентам – Нагадування про непогашений рахунок.
У формі будуть налаштування:
Активно – чек-бокс, який активує надсилання нагадувань.
Ігнорувати індивідуальні налаштування повідомлень – ця настройка дозволяє відправляти нагадування навіть тим клієнтам, у яких не стоїть галочка Відправляти нагадування про борги у картці.
Надіслати нагадування після (кількість днів) – число, вписане в це поле буде визначати два значення:
1 – через скільки днів після настання дати оплати буде надіслано нагадування.
2 – періодичність відправлення повідомлень.
Приклад: якщо в цьому полі зазначено число 2, то по рахунку, дата оплати в якому 14.08, нагадування відправиться 16.08 і буде відправлятися кожні 2 дні.
Припинити відправку нагадувань – кількість днів, по закінченню яких клієнту перестануть надсилатися листи.
Копія – тут можна вказати адреси, на які будуть надсилатися копії нагадувань.
Шаблон – для нагадувань можна використовувати кілька варіантів супровідних листів на різних мовах.
Вибір шаблону на певній мові при відправці нагадування визначається тим, яку мову вибрано в картці клієнта.
Створити нові шаблони для нагадувань можна у розділі Установки – Шаблони – Шаблони повідомлень – Повідомлення контрагентам – Нагадування про неоплачений рахункок
Листи з нагадуваннями відправляються щоденно (але з урахуванням параметрів періодичності) з 12:00 (GMT+3). Час відправлення не підлягає настройці.
Після відправки нагадування щодо простроченого рахунку з’явиться позначка надіслано Нагадування і дата останнього повідомлення, яка буде оновлюватися.
Переглянути звіт про всіх відправлених нагадуваннях можна Установки – Логи – список повідомлень.
Was this helpful?
0 / 0