Функція автоматичного створення документів дозволяє скоротити кількість ручних дій під час роботи із замовленнями. Після налаштування система автоматично створюватиме рахунок або акт виконаних робіт при зміні статусу замовлення.
Функціонал доступний на всіх тарифних планах.
Які документи можна створювати автоматично
Наразі підтримується автоматичне створення:
- Рахунку
- Акта виконаних робіт
Налаштування автоматичного створення документів
Перейдіть до розділу:
Налаштування → Система → Події → Зміна статусу замовлення
Натисніть Додати умову та заповніть налаштування:
- Виберіть статус, з якого відбувається перехід.
- Виберіть статус, у який відбувається перехід.
- У полі Дія виберіть:
- Створення рахунку
- Створення акта виконаних робіт
- Виберіть шаблон документа, який буде використовуватися.
- Збережіть налаштування.
Приклад налаштування
Наприклад, ви хочете автоматично створювати рахунок при переведенні замовлення зі статусу Планується у статус У роботі.
Для цього створіть умову:
- Статус «З» — Планується
- Статус «У» — У роботі
- Дія — Створення рахунку
- Шаблон — потрібний шаблон рахунку
Після збереження налаштувань кожного разу при переведенні замовлення у статус У роботі система автоматично створюватиме рахунок.
Особливості створення рахунку
Під час автоматичного створення:
- рахунок формується на суму фрахту, зазначену в замовленні;
- якщо в замовленні вже додані фінансові операції, які повинні відображатися окремими рядками в рахунку, вони також будуть включені до документа;
- документ створюється за обраним шаблоном.
Рекомендації щодо використання
Рекомендується використовувати різні статуси для створення різних документів.
Наприклад:
| Зміна статусу | Дія |
|---|---|
| Планується → У роботі | Створення рахунку |
| У роботі → Завершено | Створення акта виконаних робіт |
Такий підхід дозволяє автоматизувати створення документів на різних етапах роботи із замовленням та уникнути дублювання документів.
Важливо
Якщо у вашій базі вже використовуються інші автоматизації, які автоматично підставляють шаблони рахунків або актів, необхідно перевірити їхню сумісність.
Наприклад, якщо в картці клієнта налаштований автоматичний вибір шаблону рахунку, а при зміні статусу також налаштоване створення рахунку за іншим шаблоном, може виникнути конфлікт налаштувань.
Рекомендується використовувати лише один спосіб автоматизації:
- автоматичне створення документа при зміні статусу замовлення;
- або ручне створення документа з використанням шаблонів, налаштованих для клієнта.
Перед запуском автоматизації рекомендується протестувати її на тестовому замовленні та переконатися, що використовується потрібний шаблон документа.
Was this helpful?
0 / 0