В системі фінансова логіка замовлення будується послідовно: від попередніх очікувань щодо доходу – до узгодженої ставки з клієнтом, потім до фактичних рахунків-фактур і платежів. Нижче описано, що і на якому етапі формується, і що означає кожен рядок у фінансовій частині замовлення.
На етапі створення Запиту Ви вказуєте приблизну ціну – приблизну суму, яку плануєте отримати від клієнта для виконання запиту. На цьому етапі це попередня оцінка, без витрат, і вона використовується виключно для розуміння очікуваного доходу.
Далі, при створенні Цінової пропозиції, ви вже фіксуєте конкретні ціни:
- Ціна клієнту – це ваш дохід, якщо замовлення буде виконане саме з цим перевізником.
- Ставка перевізника – це майбутні витрати;
В розрахунку передбачені окремі поля для цих даних: одне для перевізника (витрати), інше за ціною клієнту (доходу).
Коли запит підтверджено і на основі його створюється замовлення, в процесі створення замовлення ви вибираєте бажану цінову пропозицію. Після цього дані автоматично передаються:
- Ціна клієнта з пропозиції ціни передається на замовлення як Початкова ставка;
- Тариф перевізника перераховується на дані рейсу як Ставка перевізника.
Важливо врахувати фундаментальний момент:
Початкова ставка – Це фіксована сума, узгоджена з клієнтом на початку роботи. Вона не підлягає змінам. В Замовленні вона відображається:
- у вкладці «Фінанси»;
- в самому Замовленні як початкова ставка.
Початкова ставка – це мінімальна сума, яку ви гарантовано отримаєте від клієнта при виконанні цього замовлення.
У цьому випадку загальна сума, яку сплачує клієнт, називається фактично Фрахт.
Фрахт – це кінцева ціна, яка формується на основі:
- початкової ставки;
- всіх додаткових доходів та витрат, зафіксованих у фінансових операціях.
Якщо, крім основного сервісу (транспортування, експедиція тощо), у складі замовлення з’являються додаткові послуги, вони додаються на вкладці «Фінанси».
Для цього натисніть кнопку «Додати» і створіть фінансову операцію.
Існує два види фінансових операцій:
- дохід – сума, яка збільшує фрахт і буде надана клієнту для оплати.
- витрата – сума, яку ваша компанія сплачує підрядникам; Це зменшує прибуток і враховується в витратах замовлення.
Якщо ви хочете, щоб послуга відображалася в рахунку як окремий рядок з власним ім’ям та описом, вам слід встановити прапорець ‘Окремий рядок в обліковому записі’.
У цьому випадку в замовленні ця сума:
- За доходом буде включена в рядок «Фрахт»;
- Витрати – в рядку «Витрати».
Прибуток в Замовленні розраховується автоматично як різниця між:
- Фрахт (увесь дохід, включаючи операції з початковою ставкою та додатковим доходом);
- Всі витрати (розмір перевізника, витрати на рейс, витрати на консолідацію та всі інші витрати).
Це звичайний математичний розрахунок: дохід мінус витрати. 120 – 60 = 60
Далі в фінансовій інформації по Замовленню з’являються рахунки – Виписані (замовнику) та Отримані (від підрядників).
Система окремо складає:
- суму виписаних рахунків;
- суму отриманих рахунків.
Різниця між цими сумами відображається в рядку ‘Разом’.
Важливо розуміти, що рядки «Прибуток» та «Разом» не пов’язані між собою напряму. Розбіжності між ними можливі та є нормальною ситуацією. Вони можуть виникати з таких причин:
- рахунки виставлені не на повну суму фрахту;
- отримані рахунки перевищують планові витрати;
- використовуються різні валюти та курси;
- дані в замовленні та дані в рахунках вводилися окремо й можуть відрізнятися.
У прикладі на скріншоті нижче саме така ситуація: фрахт — 100, а рахунків виставлено на 60.
Відповідно, суми «Прибуток» та «Разом» — різні. Вони можуть збігатися, якщо рахунки виставлені коректно і сума рахунків дорівнює сумі фрахту та витрат.
Замовлення та рахунки — це різні рівні обліку: у замовленні ви фіксуєте планові та договірні дані, а в рахунках — фактичні фінансові документи.
Наступний рівень — платежі. Оплати завжди прив’язані до рахунків.
У системі підсумовуються:
- сума отриманих платежів — фактично отримані кошти від клієнтів;
- сума відправлених платежів — фактично оплачені суми підрядникам.
Ці суми можуть не збігатися із сумами рахунків, оскільки можливі:
- часткові платежі;
- неоплачені рахунки;
- курсові різниці;
- оплати у валюті, відмінній від валюти рахунку.
Різниця між отриманими та відправленими платежами відображається в рядку «Маржа».
Маржа показує виключно рух грошових коштів: скільки грошей фактично отримано мінус скільки фактично сплачено. Вона напряму не пов’язана з фрахтом, витратами або сумами рахунків.
Таким чином, розбіжності між трьома показниками — прибутком, підсумком та маржею — можливі й пояснюються різними рівнями обліку (план, документи, фактичні оплати) та валютними перерахунками.
Для аналізу фінансів замовлення:
- загальна інформація про фананси доступна в Summary у лівому сайдбарі замовлення;
- деталізована інформація доступна на вкладках «Фінанси» та «Рахунки»;
- у кожному рахунку можна натиснути на суму балансу та переглянути історію і суми платежів за конкретним рахунком.
Окремої вкладки для платежів немає — усі платежі завжди прив’язані до відповідних рахунків.
Was this helpful?
1 / 0