Шаблони витрат використовується для прискорення роботи з типовими послугами та тарифами. Після створення шаблон можна вибрати в запитах, замовленнях і фінансових блоках – всі поля будуть автоматично заповнені.
Створення шаблону витрат
Перейти до розділу:
Налаштування → Шаблони → Шаблони витрат.
Натисніть Додати та заповніть картку шаблону.
У вікні створення витрати заповніть наступні поля:
- Назва шаблону
Використовуйте зрозумілу назву для послуги, наприклад: ‘В’єтнам – Корея, тариф за кг’ або ‘Небезпечний вантаж (X2)’.
- Контрагент
Вкажіть компанію, якщо ця послуга надається вам на постійній основі одним і тим же контрагентом. Це дозволить швидко підібрати вартість і правильно врахувати аналітику.
- Категорія витрат
Рекомендується обирати категорію максимально детально. Це необхідно для правильної звітності – наприклад, щоб у майбутньому можна було побачити, скільки було витрачено на сертифікати, авіаперевезення або спеціальні умови перевезення в контексті замовлень у майбутньому.
- Тип розрахунку ціни.
Обов’язково вкажіть, як вводиться ціна:
- ціна з ПДВ – якщо в суму вже входить ПДВ;
- Ціна без ПДВ – якщо ПДВ має бути доданий системою.
Від цього параметра залежить правильність обчислення сумарних сум.
- Ціна (витрати/дохід).
Спочатку категорія Дохід – в полі ціна позначається сума, яка буде виставлена клієнту.
У області «Витрати» – ціна – вкажіть типові витрати з боку контрагента.
Якщо для будь-якого параметра немає ціни, допускається вказувати 0.
- Чек-бокс Окремий рядок на рахунку.
Поставте прапорець ‘Окремий рядок на рахунку’, якщо:
- Потрібно врахувати суму вашого доходу в інвойсі клієнту;
- Для послуги необхідно виписати окремий рахунок.
Заповнивши всі дані, збережіть шаблон.
Використання шаблонів
Створений шаблон буде доступний:
- В блоці ‘Запити’ – при формуванні цінових пропозицій до Запиту;
- У картці Замовлення → Вкладка «Фінанси».
Після вибору шаблону автоматично заповнюються всі основні поля (контрагент, тип розрахунку, ціна), що зменшує ризик помилок і прискорює роботу.
Робота з тарифами за кілограм (Avia Freight)
Для випадків з постійною ставкою на кілограм (наприклад, В’єтнам – Корея авіаперевезення або В’єтнам – Узбекистан) рекомендується наступний підхід:
- У шаблоні витрати вкажіть ціну за 1 кг.
- Залиште значення за замовчуванням рівним 1 (що означає «на 1 кг»).
- При виборі шаблону в замовленні працівник змінює номер з 1 на фактичну кількість кілограмів.
- Загальна сума розраховується автоматично як кількість × ставка за кг.
Таким чином, один шаблон можна використовувати для будь-яких ваг без створення окремих витрат.
Коефіцієнти для особливих умов (небезпечні та негабаритні вантажі)
Якщо вартість послуги залежить від коефіцієнта, рекомендується створити окремі шаблони:
- Небезпечний вантаж – це шаблон зі ставкою, помноженою на 2 (x2).
- Негабаритний вантаж – шаблон зі ставкою, помножений на 1,5 (х1,5).
Це дозволяє:
- уникати ручних перерахунків;
- мінімізувати помилки;
- Підтримувати прозорість розрахунків для працівників та звітності.
При необхідності такі шаблони можуть бути додатково позначені в назві, наприклад:
‘В’єтнам Ав’єтнам – Корея, небезпечний вантаж (X2)’.
Was this helpful?
0 / 0