Акт сверки используется для сопоставления взаиморасчетов между вашей организацией и контрагентом за выбранный период. В документе отображаются счета, оплаты, обороты и итоговая задолженность по данным, внесенным в 4logist.
Перед формированием акта важно учитывать особенности его построения. Формат акта является стандартным и не предполагает индивидуального изменения или доработки.
Где сформировать акт сверки
Перейдите в раздел:
Финансы → Выписанные счета
Перед формированием документа при необходимости установите фильтры:
- выберите контрагента;
- укажите нужный период;
- отфильтруйте счета по другим доступным параметрам.
В таблице найдите иконку документа Excel и нажмите на нее. Система сформирует акт сверки на основании данных, попавших в установленный фильтр.
Перед выгрузкой рекомендуем проверить, что в таблице отображаются только те документы, которые должны быть включены в акт.
На какую компанию формируется акт
Акт сверки формируется только от имени компании, которая указана как основная в настройках 4logist.
Если в системе заведено несколько ваших организаций, выбрать другую компанию непосредственно при формировании акта нельзя.
Перед выгрузкой документа проверьте, какая компания установлена как основная в разделе настроек организации.
Какие данные попадают в акт
В акте отображаются:
- номера и даты документов;
- суммы по документам;
- даты и суммы оплат;
- обороты за выбранный период;
- итоговое сальдо на дату формирования акта.
Документы, на основании которых возникает задолженность, отображаются в одной колонке. Оплаты, уменьшающие задолженность, — в другой.
Строка «Обороты за период» показывает общую сумму документов и общую сумму оплат за выбранный период.
Строка «Сальдо» показывает итоговое состояние взаиморасчетов:
- нулевое сальдо означает, что задолженность отсутствует;
- ненулевое сальдо означает, что по данным системы остается задолженность одной из сторон.
Как выполнить сверку по сформированному акту
Контрагент должен сопоставить данные акта со своим учетом:
- проверить наличие всех документов;
- сопоставить их номера и даты;
- проверить суммы;
- сопоставить даты и суммы оплат;
- проверить обороты и итоговое сальдо.
Если данные совпадают, акт можно подписать.
Если обнаружены расхождения, контрагент может заполнить свою часть акта либо предоставить отдельный перечень документов и сумм, которые не совпадают с его учетом.
Особенности отображения счетов и актов
В 4logist акт сверки формируется на основании данных выписанных счетов.
Формирование документа подойдет в том случае, если номера и даты актов полностью совпадают с номерами и датами соответствующих счетов.
Система не выводит в акте одновременно отдельный номер счета и отдельный номер акта. Поэтому, если счет и акт имеют разные номера или даты, по сформированному документу может быть невозможно определить, к какому именно акту относится строка.
В такой ситуации стандартный акт сверки 4logist может не соответствовать принятому в вашей компании порядку учета.
Как отображаются оплаты
Оплаты выводятся в акте отдельными строками.
В печатной форме не указывается, какой конкретно счет или акт закрывает каждая оплата. Акт показывает общее движение взаиморасчетов за период, но не является расшифровкой распределения платежей по отдельным документам.
Например, в документе можно увидеть:
- перечень начислений;
- перечень оплат;
- общий оборот;
- остаток задолженности.
При этом прямой связи в формате «эта оплата относится к этому счету или акту» в акте не отображается.
Если для вашей работы обязательна такая детализация, ее необходимо формировать отдельно вне стандартного акта сверки 4logist.
Ограничения формата
Акт сверки, формируемый в 4logist, имеет фиксированную структуру.
Не предусмотрены:
- изменение состава колонок;
- добавление отдельных номеров счетов и актов в одну строку;
- отображение привязки каждой оплаты к конкретному документу;
- выбор любой из ваших компаний при выгрузке;
- индивидуальное изменение формы акта под требования отдельной организации.
Эти особенности не являются ошибкой формирования документа и не подлежат индивидуальной настройке или доработке.
Когда стандартный акт 4logist может не подойти
Рекомендуем использовать другой способ формирования акта сверки, если:
- номера счетов и актов отличаются;
- даты счетов и актов не совпадают;
- необходимо отдельно отображать и счет, и акт;
- требуется указывать, какой документ закрывает каждая оплата;
- акт нужно сформировать от имени компании, которая не установлена основной;
- в вашей организации используется собственная обязательная форма документа.
В таких случаях акт следует подготовить в бухгалтерской системе, Excel или другом сервисе, поддерживающем необходимую структуру.
Что проверить перед формированием
Перед выгрузкой акта убедитесь, что:
- В настройках выбрана правильная основная компания.
- В разделе «Выписанные счета» установлен нужный контрагент.
- Указан корректный период.
- В таблице отсутствуют документы, которые не должны попасть в сверку.
- Номера и даты счетов позволяют однозначно сопоставить их с актами.
- Все оплаты внесены в систему и имеют правильные даты и суммы.
Корректность акта напрямую зависит от данных, внесенных в раздел «Финансы». Если счет, оплата или дата отсутствуют либо указаны неверно, эти сведения также не будут корректно отражены в сформированном документе.
Было ли это полезно?
3 / 0