В 4logist доступно несколько видов автоматических рассылок контрагентам. Одна из них — напоминание о предстоящей оплате счета.
Функция помогает своевременно уведомлять клиентов о приближении срока оплаты, сокращает время менеджеров на работу со счетами и снижает риск возникновения дебиторской задолженности.
Как работает рассылка
Система автоматически отправляет клиенту письмо за указанное количество дней до даты «Оплатить до», установленной в счете.
Например, если в счете указана дата оплаты 15 сентября, а в настройках рассылки установлено значение «5 дней», письмо будет отправлено 10 сентября.
Условия отправки напоминания
Чтобы автоматическое письмо было отправлено, должны одновременно выполняться следующие условия:
- клиенту выписан счет;
- в счете заполнено поле «Оплатить до»;
- в карточке клиента на вкладке «Финансы» указан адрес электронной почты для отправки документов;
- автоматическая рассылка активна;
- в настройках рассылки выбран хотя бы один шаблон уведомления.
Шаг 1. Создать шаблон уведомления
Перейдите в раздел:
Установки → Шаблоны → Шаблоны уведомлений → Автоматическая рассылка контрагентам → Напоминание о предстоящей оплате
Нажмите «Добавить».
В настройках шаблона укажите:
- Название — внутреннее название шаблона, которое поможет отличать его от других шаблонов;
- Язык — язык, для которого будет использоваться шаблон;
- Текст — текст сопроводительного письма с напоминанием об оплате;
- Тема — тема отправляемого клиенту письма.
Далее перейти на вкладку Тексты и написать текст письма, которое будет сопровождать счет.
И Тема — чтобы указать тему письма.
Сохраните шаблон.
Можно создать отдельные шаблоны для разных языков. При отправке письма система автоматически выберет шаблон в соответствии с языком уведомлений, указанным в карточке клиента.
Если в карточке клиента язык не выбран, будет использован шаблон по умолчанию — первый шаблон, добавленный в настройках рассылки.
Шаг 2. Настроить автоматическую рассылку
Перейдите в раздел:
Установки → Система → Автоматическая рассылка контрагентам → Напоминание о предстоящей оплате
В настройках рассылки:
- Установите галочку «Активно».
- Укажите, за сколько дней до даты «Оплатить до» необходимо отправлять напоминание.
- При необходимости добавьте получателей копии письма. Можно выбрать сотрудника или указать несколько адресов электронной почты через запятую.
- С помощью кнопки «Добавить» в правой части страницы выберите хотя бы один шаблон уведомления.
- Сохраните настройки.
Для клиентов из разных стран можно добавить по одному шаблону для каждого языка. Чтобы система выбрала подходящий вариант автоматически, укажите язык уведомлений в карточке клиента.
Было ли это полезно?
0 / 0