Функция автоматического создания документов позволяет сократить количество ручных действий при работе с заказами. После настройки система будет автоматически создавать счет или акт при изменении статуса заказа.
Функционал доступен на всех тарифных планах.
Что можно создавать автоматически
На данный момент поддерживается автоматическое создание:
- Счета
- Акта выполненных работ
Настройка автоматического создания документов
Для настройки перейдите в раздел:
Установки → Система → События → Изменение статуса заказа
Нажмите Добавить и заполните настройки:
- Выберите статус, из которого происходит переход.
- Выберите статус, в который происходит переход.
- В поле Действие выберите что-то одно:
- Создание счета
- Создание акта
- Выберите шаблон документа, который будет использоваться при создании.
- Сохраните настройки.
Пример настройки
Например, вы хотите автоматически создавать счет при переводе заказа из статуса Планируемый в статус В работе.
Для этого создайте условие:
- Статус «Из» — Планируемый
- Статус «В» — В работе
- Действие — Создание счета
- Шаблон — необходимый шаблон счета
После сохранения настройки каждый раз при переводе заказа в статус В работе система автоматически создаст счет.
Особенности создания счета
При автоматическом создании:
- счет формируется на сумму фрахта, указанную в заказе;
- если в заказе уже добавлены финансовые операции, которые должны отображаться отдельными строками в счете, они также будут включены в документ;
- документ создается по выбранному шаблону.
До
После
Рекомендации по использованию
Рекомендуется использовать разные статусы для создания разных документов.
Например:
| Изменение статуса | Действие |
|---|---|
| Планируемый → В работе | Создание счета |
| В работе → Завершен | Создание акта |
Такой подход позволяет автоматически создавать документы на разных этапах работы с заказом и избежать дублирования.
Важно
Если в вашей базе уже используются другие автоматизации, которые автоматически подставляют шаблоны счетов или актов при создании документов, необходимо проверить их совместимость.
Например, если в карточке клиента настроено автоматическое использование определенного шаблона счета, а при смене статуса также настроено создание счета по другому шаблону, возможен конфликт настроек.
Рекомендуется использовать один способ автоматизации:
- либо создание документа при смене статуса заказа;
- либо создание документа вручную с использованием шаблонов, настроенных для клиента.
Перед запуском автоматизации рекомендуется протестировать создание документов на тестовом заказе и убедиться, что используется нужный шаблон документа.
Было ли это полезно?
0 / 0