Імпорт заправок

Масовий імпорт витрат на рейси з файлу excel

Призначення функціоналу

Функціонал «Імпорт заправок» (також може називатися «Масовий імпорт витрат на рейси») призначений для швидкого додавання витрат на рейси з Excel-файлів. Він дозволяє автоматично розподілити витрати по актуальним рейсів і врахувати їх в собівартості і прибутку замовлень.

Функціонал знаходиться в розділі «Транспорт».

Загальна логіка роботи

Готується файл з витратами (Excel).
Створюється шаблон імпорту під структуру вашого файлу.
Виконується тестування імпорту.
Завантажується файл і підтверджується розподіл витрат.
Витрати додаються до рейси і враховуються у фінансових показниках.

Підготовка файлу для імпорту

Для початку необхідно визначити, які колонки присутні у файлі, який ви плануєте імпортувати.

Стандартні колонки

Найбільш поширений і базовий варіант імпорту включає наступні поля:

Дата витрат (повинна потрапляти в діапазон дат рейсу)
Номер автомобіля
Назва витрати (наприклад, «Заправка», «Паливо» і т. д.)

Додаткові колонки (за бажанням)

Також у файлі можуть бути:

Ціна за одиницю
Кількість
Загальна вартість
Валюта

⚠️ У файлі імпорту повинні бути тільки ті стовпці, які беруть участь в імпорті. Всі зайві колонки необхідно видалити.

Настроювання шаблону імпорту

Для створення шаблону імпорту необхідно звернутися в службу технічної підтримки – help@4logist.com.

Спеціаліст технічної підтримки:

проаналізує ваш файл;
зіставить колонки файлу з полями системи;
створює шаблон імпорту під вашу структуру даних.

Шаблон створюється один раз і може використовуватися повторно.

При необхідності можна створити кілька шаблонів:

для різних ставок ПДВ;
для різних компаній з різними податковими умовами.

Налаштування ПДВ

При настроювання шаблону важливо визначити, який тариф ПДВ буде застосовуватися до імпортованих витрат.

Важливі правила:

Для одного шаблону використовується один загальний тариф ПДВ.
Порядок розрахунку буде залежати від того, який тип розрахунку ціни обраний у вас в картці компанії: Установки – Організація – Компанії
Відкрити редагування, знайти поле Тип розрахунку ціни, там може бути 2 варіанти на вибір:
Ціна без ПДВ
Ціна з ПДВ

Приклади:

Ціна без ПДВ – сума витрат буде внесена з додаванням ПДВ, згідно з тарифом.
Приклад: сума витрати у файлі 100, тариф ПДВ 20%
В витрата буде записано 120
Ціна з ПДВ – сума витрат буде внесена з файлу, з неї буде витягнутий ПДВ згідно з тарифом
Приклад: сума витрати у файлі 100, тариф тариф ПДВ 20%
В витрата буде записано 83.33

Тестування імпорту

Після створення шаблону рекомендується виконати тестовий імпорт файлу з одного рядка, щоб переконатися, що дані обробляються коректно і розподіляються по рейсам.

Процес імпорту витрат

Перейдіть в розділ «Транспорт» → «Інформація про транспорт».
У правому верхньому куті над таблицею натисніть на іконку «Заправки».
Відкриється форма імпорту.
Виберіть потрібний шаблон імпорту.
Завантажте файл Excel.
При необхідності вкажіть опцію об’єднання однакових витрат:
- якщо рядки у файлі повторюються і ви бажаєте об’єднати їх — увімкніть опцію;
  Наприклад 10 однакових записів ‘Заправка палива’ за 10 євро об’єднаються в одну запис ‘Заправка палива’ за 100 євро.
- якщо опцію не вибирати, однакові витрати будуть додані кілька разів.
Натисніть «Імпортувати Excel».

Перевірка і підтвердження

Після завантаження файлу система:

проаналізує дані;
просканує всі доступні рейси;
автоматично визначить, до яких рейсам можна віднести витрати.

Далі відкриється форма попереднього перегляду, де ви зможете:

побачити список витрат;
перевірити, в які рейси вони будуть додані;
оцінити підсумкові суми розподілу.

Для завершення процесу натисніть кнопку «Підтвердити».

Результат імпорту

Після підтвердження:

витрати з’являться в списку витрат рейсів;
вони будуть додані до вартості рейсу;
у замовленнях, де беруть участь ці рейси, зменшиться сума прибутку, так як збільшилася собівартість.