Настройка нумерации

Нумерация используется в системе 4logist для запросов, заказов, счетов, актов и договоров.
В данной статье мы расскажем, как настроить нумерацию и какие виды нумерации бывают.

Настройки находятся в Установки — система — нумерации.
Там изначально предусмотрена базовая нумерация для одной компании.

По мере того, как вы будете добавлять другие юр. лица (компании в систему), у вас будет появляться базовая нумерация для каждой.
На скриншоте выше мы видим, что созданы нумерации для консолидации (рейсов со сборными грузами), а также для трех компаний.
В каждой из компании мы видим нумерацию для заказа, запроса, договора с перевозчиком/клиентом и для счета.
Нумерацию можно отредактировать, можно добавить новую и протестировать.

Добавление новой нумерации

Нажмите «+ Добавить» в правом верхнем углу раздела нумерации.

В открывшемся окне появятся следующие поля:

Основные поля

Название – пишите максимально «говорящее», чтобы не путать с другими нумерациями.
Пример: вместо стандартного «Нумерация заказа» лучше «Нумерация для заказа ИП Гавтадзе».
Нумерация для – выберите объект, для которого создается нумерация (акта, заказа, счета и т. д.).
Компания – позволяет создать отдельную нумерацию для каждой компании с индивидуальным префиксом.
Отдел, сотрудник, клиент – опциональные поля для настройки индивидуальной нумерации для каждого субъекта.
Кол-во цифр – определяет длину числового индекса.
Если указано 2: первый номер → 01
Если 3: первый номер → 001, десятый → 010
Элемент — про него речь пойдет ниже более подробно

Важно учитывать, что если вы создаете нумерацию для отдела или сотрудника, то другие отделы и сотрудники, у которых не будет нумерации, будут получать ошибку при создании объектов (запроса, заказа) или отсутствующий номер. Так что важно убедиться, что при создании нумерации для отделов и сотрудников, она добавлена для каждого субъекта, либо есть дополнительно сквозная.

Формула нумерации

Формула задает структуру номера. Она состоит из элементов, каждый из которых заключён в двойные фигурные скобки.

Примеры элементов:

{{OrderNumber}} — номер заказа
{{Year}} — год
{{Month}} — месяц
{{Index}} — индекс (нарастающая цифра)

Добавление элемента

В блоке добавления выберите элемент из выпадающего списка.
Нажмите «+ Добавить» (правый верхний угол).
Элемент появится в формуле.

Элементы можно:

менять местами,
дополнять разделителями (/, -, _, и т. п.), чтобы визуально разделять части номера.

Какие бывают элементы нумерации

Префикс – добавляется в начале номера, может быть буквенным.
Пример: IP- → IP-01
Год, месяц, день – добавляет текущую дату к номеру.
Индекс – текущее значение, с которого начинается нумерация (следующий номер объекта).
Номер заказа – можно использовать как элемент нумерации для документов, связанных с этим заказом.
Пример: если создаются несколько счетов в рамках одного заказа, номер заказа можно включить в формулу нумерации, а для различия счетов использовать индекс. Так все счета будут начинаться с номера заказа, но иметь уникальный порядковый номер благодаря индексу.
Префикс сотрудника, префикс компании, префикс отдела – можно добавить в карточке соответствующего субъекта вместо ручного ввода в настройках нумерации.

Просмотр и проверка

Просмотр – показывает, как будет выглядеть следующий номер при текущих настройках.

Вы можете проверить, корректно ли сработает нумерация для каждого из сотрудников.
Я для примера взяла сотрудника, которые не входит в отдел Бухгалтерия.
И создала нумерацию для заказа, при этом указав отдел Бухгалтерия. То есть для этого отдела и его сотрудников есть нумерация, а для остальных — нет. И при тестировании я получу ошибку: