Инструкция по организации перевозок собственным транспортом в программе

0
0
0

Инструкция по организации перевозок собственным транспортом в программе

Эта инструкция описывает процесс настройки собственного автопарка, создания рейсов, учета расходов и формирования отчетов для перевозок собственным транспортом компании без использования складов. Все действия выполняются в программе 4logist. Перевозки включают доставку грузов от точки загрузки до точки разгрузки, учет постоянных и сопутствующих расходов, создание путевых листов и анализ прибыльности.

Настройка перед началом работы

1. Создать карточку перевозчика для своей компании

  • Зайти в программу 4logist, перейти в раздел Перевозчики, нажать Добавить.
  • Указать:
  • Название — название вашей компании (например, «ООО Транспорт»).
  • Нажать Сохранить.

2. Добавить водителей

  • В разделе Перевозчики открыть карточку своей компании, перейти на вкладку Водители, нажать Добавить.
  • Указать:
  • ФИО — полное имя водителя.
  • Паспортные данные — серия, номер.
  • Водительское удостоверение — серия, номер.
  • Нажать Сохранить.
  • Повторить для всех водителей.

3. Добавить собственный транспорт

  • В разделе Перевозчики открыть карточку своей компании, перейти на вкладку Транспорт, нажать Добавить.
  • Указать:
    • Вид транспорта — выбрать Авто или Прицеп.
    • Марка и модель — например, «Volvo FH».
    • Госномер — регистрационный номер.
    • Свой транспорт — установить галочку.
    • Водитель — выбрать водителя из списка (опционально).
  • Перейти на вкладку Технические характеристики, указать (опционально):
    • Полная масса, Собственная масса, Габариты, Количество осей.
  • Перейти на вкладку Нормы топлива, указать:
    • Полные (л/100 км) — расход с грузом.
    • Пустые (л/100 км) — расход без груза.
    • Простой (л/день) — расход на стоянке.
  • Если есть прицеп:
    • Создать отдельную карточку для прицепа (аналогично).
    • Вернуться в карточку авто, выбрать прицеп в поле Прицеп.
  • Нажать Сохранить.

4. Добавить расходы на транспорт

  • В разделе Перевозчики → Транспорт открыть карточку транспорта, нажав на номер транспорта, перейти на вкладку Расходы, нажать Добавить.
  • Указать:
    • Тип расхода — выбрать, например, Страховка, Лизинг, Обслуживание (замена шин, ремонт).
    • Сумма — указать стоимость (например, 365 евро для страховки).
    • Период — выбрать:
      • Разовая сумма (например, за январь 2025).
      • Разбивка на период (например, с 01.01.2025 по 31.12.2025).
    • Описание — указать детали (например, «Страховка ОСАГО»).
  • Нажать Сохранить.
  • Повторить для всех расходов (например, лизинг, замена аккумулятора).
  • Проверить слева стоимость простоя в день (автоматически рассчитывается, например, страховка 365 евро/год = 1 евро/день).

1. Создать заказ

  • Зайти в программу 4logist, перейти на вкладку Заказы, нажать Новый заказ.
  • Указать:
    • Клиент — выбрать клиента.
    • Договор — выбрать договор с клиентом.
    • Ставка клиента — указать стоимость перевозки (например, 1000 евро).
  • Нажать Сохранить.

2. Добавить груз

  • В заказе перейти на вкладку Грузы, нажать Добавить груз.
  • Указать:
    • Название груза — ввести наименование.
    • Вес — указать вес груза.
    • Количество мест — указать количество упаковок.
    • Тип упаковки — выбрать тип (например, паллеты, коробки).
    • Место перегрузки — выбрать склад из списка.
    • Дата прибытия на склад — указать дату.
  • Нажать Сохранить.

3. Создать рейс с собственным транспортом

  • В заказе перейти на вкладку Рейсы, нажать Создать авторейс.
  • Указать:
    • Перевозчик — выбрать свою компанию.
    • Свой транспорт — установить галочку (поля ставок исчезнут).
    • Транспорт — выбрать авто из списка.
    • Водитель — выбрать водителя (или подтянется из карточки транспорта).
    • Прицеп — выбрать прицеп (если требуется).
  • Перейти на вкладку Грузы и маршруты:
    • Нажать Перенести маршрут из груза (если груз едет напрямую из точки А в точку Б).
    • Или вручную указать места загрузки и разгрузк
  • Перейти на вкладку Настройка рейса, указать:
    • Пробег — полный и пустой (в км).
    • Топливо — фактический расход (л).
    • Дата выхода — дата начала рейса.
    • Дата возврата — дата возвращения на базу.
  • Нажать Сохранить.

4. Использование календаря загрузок:

  • Перейдите в «Календарь загрузок» (главное меню или раздел «Транспорт»).
  • Просмотрите график:
    • Даты рейсов по ТС.
    • Цвета: зеленый (свободен), красный (в рейсе), желтый (ожидает).
  • Добавьте рейс:
    • При создании рейса он автоматически отобразится в календаре.
    • Укажите даты загрузки/разгрузки.
  • Используйте для планирования:
    • Проверяйте доступность ТС.
    • Избегайте пересечений рейсов.

5. Добавить сопутствующие расходы (если требуется)

  • В заказе перейти на вкладку Рейсы, открыть рейс, нажав на номер рейса, перейти на вкладку Финансы, нажать Добавить.
  • Указать:
    • Тип расхода — например, Платная дорога.
    • Сумма — указать стоимость (например, 50 евро).
    • Счет получен — выбрать свою компанию или контрагента.
  • Нажать Сохранить.
  • Или:
    • В заказе на вкладке Финансы добавить расходы по заказу (например, страхование груза).
    • Указать тип, сумму, получателя счета.
    • Нажать Сохранить.

6. Создать путевой лист

  • Перейти на вкладку Заказы — Рейсы, найти рейс по фильтрам, нажать Создание путевого листа.
  • Указать:
    • Номер — ввести номер листа.
    • Данные водителя и транспорта — проверить, что подтянулись из карточки.
    • Выезд из базы — указать дату и время.
    • Показания одометра — при выезде и возврате.
    • Полные километры — с грузом.
    • Пустые километры — без груза.
    • Дни в движении — количество дней рейса.
    • Дни простоя — если были остановки.
    • Топливо — фактический расход (л).
  • Нажать Сохранить и подтвердить.
  • Проверить в рейсе на вкладке Документы:
    • Найти путевой лист, убедиться, что он отмечен как подтвержденный (зеленый).

7. Добавить заявку клиента 

  • Перевести заказ в статус Забор документов. В заказе автоматически будет создана задача на курьера.Логист добавляет документы в заказе, если они отправлены клиентом, и заявки перевозчику. Курьер добавляет документы, если забираем самостоятельно с СВХ.
  • В заказе перейти на вкладку Документы, нажать Добавить.
  • Выбрать шаблон «Заявка клиента».
  • Нажать Сохранить.

8. Добавить накладные и другие документы заказа

  • В заказе перейти на вкладку Документы.
  • Для накладной:
    • Перейти на вкладку Накладные и нажать Добавить.
    • Указать номер накладной.
    • Выбрать рейс или консолидацию.
    • Прикрепить файл (например, PDF или скан).
  • Для других документов (например, счет-фактура, сертификаты, таможенные декларации):
    • Перейти на вкладку Другие документы и нажать Добавить.
    • Выбрать соответствующий тип документа.
    • Указать номер документа (если применимо).
    • Прикрепить файл.
  • Нажать Сохранить.

9. Выставить счет клиенту

  • Перейти на вкладку Счета, нажать Добавить.
  • Проверить, что сумма услуги подтянулась корректно.
  • Если счет в валюте, указать дату курса.
  • Нажать Сохранить.

10. Проверить оплату клиента после выгрузки оплат из 1С (для бухгалтера)

  • Перейти на вкладку Счета → Выписанные счета.
  • Убедиться, что данные об оплате клиента подтянулись через интеграцию с 1С.
  • Если интеграция не подключена, нажать Добавить платеж, ввести сумму и дату.
  • Проверить корректность суммы и даты платежа.

11. Закрыть заказ (для бухгалтера)

  • После подтверждения всех платежей перейти в заказ, установить статус Финансово закрыт.
  • Нажать Сохранить.

Было ли это полезно?

0 / 0