Импорт заправок

Массовый импорт расходов на рейсы из файла excel

Назначение функционала

Функционал «Импорт заправок» (также может называться «Массовый импорт расходов на рейсы») предназначен для быстрого добавления расходов на рейсы из Excel-файлов. Он позволяет автоматически распределить расходы по актуальным рейсам и учесть их в себестоимости и прибыли заказов.

Функционал находится в разделе «Транспорт».

Общая логика работы

Подготавливается файл с расходами (Excel).
Создаётся шаблон импорта под структуру вашего файла.
Выполняется тестирование импорта.
Загружается файл и подтверждается распределение расходов.
Расходы добавляются в рейсы и учитываются в финансовых показателях.

Подготовка файла для импорта

Для начала необходимо определить, какие колонки присутствуют в файле, который вы планируете импортировать.

Стандартные колонки

Наиболее распространённый и базовый вариант импорта включает следующие поля:

Дата расхода (должна попадать в диапазон дат рейса)
Номер автомобиля
Название расхода (например, «Заправка», «Топливо» и т.д.)

Дополнительные колонки (по желанию)

Также в файле могут присутствовать:

Цена за единицу
Количество
Общая стоимость
Валюта

⚠️ В файле импорта должны быть только те столбцы, которые участвуют в импорте. Все лишние колонки необходимо удалить.

Настройка шаблона импорта

Для создания шаблона импорта необходимо обратиться в службу технической поддержки — help@4logist.com.

Специалист технической поддержки:

проанализирует ваш файл;
сопоставит колонки файла с полями системы;
создаст шаблон импорта под вашу структуру данных.

Шаблон создаётся один раз и может использоваться повторно.

При необходимости можно создать несколько шаблонов:

для разных ставок НДС;
для разных компаний с разными налоговыми условиями.

Настройка НДС

При настройке шаблона важно определить, какой тариф НДС будет применяться к импортируемым расходам.

Важные правила:

Для одного шаблона используется один общий тариф НДС.
Порядок расчета будет зависеть от того, какой тип расчета цены выбран у вас в карточке компании: Установки — Организация — Компании
Открыть редактирование, найти поле Тип расчета цены, там может быть 2 варианта на выбор:
Цена без НДС
Цена с НДС

Примеры:

Цена без НДС — сумма расхода будет внесена с добавлением НДС, согласно тарифу.
Пример: сумма расхода в файле 100, тариф НДС 20%
В расход будет записано 120
Цена с НДС — сумма расхода будет внесена из файла, из нее будет извлечен НДС согласно тарифу
Пример: сумма расхода в файле 100, тариф тариф НДС 20%
В расход будет записано 83.33

Тестирование импорта

После создания шаблона рекомендуется выполнить тестовый импорт файла с одной строкой, чтобы убедиться, что данные корректно обрабатываются и распределяются по рейсам.

Процесс импорта расходов

Перейдите в раздел «Транспорт» → «Информация про транспорт».
В правом верхнем углу над таблицей нажмите на иконку «Заправки».
Откроется форма импорта.
Выберите нужный шаблон импорта.
Загрузите файл Excel.
При необходимости укажите опцию объединения одинаковых расходов:
- если строки в файле повторяются и вы хотите объединить их — включите опцию;
  Например 10 одинаковых записей “Заправка топлива” по 10 евро объединятся в одну запись “Заправка топлива” за 100 евро.
- если опцию не выбирать, одинаковые расходы будут добавлены несколько раз.
Нажмите «Импортировать из Excel».

Проверка и подтверждение

После загрузки файла система:

проанализирует данные;
просканирует все доступные рейсы;
автоматически определит, к каким рейсам можно отнести расходы.

Далее откроется форма предварительного просмотра, где вы сможете:

увидеть список расходов;
проверить, в какие рейсы они будут добавлены;
оценить итоговые суммы распределения.

Для завершения процесса нажмите кнопку «Подтвердить».

Результат импорта

После подтверждения:

расходы появятся в списке расходов рейсов;
они будут добавлены к стоимости рейса;
в заказах, где участвуют эти рейсы, уменьшится сумма прибыли, так как увеличилась себестоимость.