В системе можно настроить отправку письма на email клиента, если счет был не оплачен вовремя.
Общее понимание данного процесса строится на том, что в каждом созданном счете есть поле с Датой оплатить до. Это поле может заполняться автоматически (если в карточке клиента или в заказе указана отсрочка платежа). Если не указана, то отсрочку в форме создания счета нужно указать вручную.
Далее нужно понимать, что для отправки уведомлений нужно настроить почту для отправки писем из программы.
И третья составляющая – в карточке клиента должна быть указана почта для отправки документов – на вкладке Условия оплаты и установлена галочка – Отправлять напоминание о долгах.
Для настройки отсрочки напоминаний нужно перейти в Установки – Система – Автоматическая рассылка контрагентам – Напоминание о неоплаченном счете.
В открывшейся форме будут настройки:
Активно – чек-бокс, который активирует отправку напоминаний.
Игнорировать индивидуальные настройки уведомлений – эта настройка позволяет отправлять напоминания даже тем клиентам, у которых не стоит галочка Отправлять напоминание о долгах в карточке.
Отправить напоминание через (дней) – число, вписанное в это поле будет определять два параметра:
1 – через сколько дней после наступления даты оплаты будет отправляться напоминание.
2 – периодичность отправки писем.
Пример: если в этом поле указано число 2, то в по счету, дата оплаты в котором 14.08, напоминание отправится 16.08 и будет отправляться каждые 2 дня.
Прекратить отправку напоминаний через – количество дней, по истечению которых клиенту перестанут отправляться письма.
Копия – тут можно указать адреса, на которые будут отправляться копии напоминаний.
Шаблон – для напоминаний можно использовать несколько вариантов сопроводительных писем на разных языках.
Выбор шаблона на определенном языке при отправке напоминания определяется тем, какой язык выбран в карточке клиента.
Создать новые шаблоны для напоминаний можно в Установки – Шаблоны – Шаблоны уведомлений – Автоматическая рассылка контрагентам – Напоминание о неоплаченном счете
Письма с напоминаниями отправляются ежедневно (но у учетом настроек периодичности) с 12:00 (GMT+3). Время отправки не подлежит настройке.
После отправки напоминания напротив просроченного счета появится отметка Напоминание отправлено и дата отправки последнего письма, которая будет обновляться.
Посмотреть отчет обо всех отправленных напоминаниях можно в Установки – Логи – список сообщений.
Was this helpful?
0 / 0