Розділ «Імпорт рахунків» призначений для автоматизації обробки вхідних рахунків від контрагентів. Функціональність дозволяє завантажувати рахунки в форматі PDF, розпізнавати їх за допомогою вбудованого сервісу, перевіряти коректність даних і пов’язувати рахунки з вже існуючими витратами в системі.
Основна мета функції — скоротити ручну працю бухгалтерів та співробітників, які працюють з первинною документацією, а також знизити кількість помилок при введенні даних.
Доступно на тарифі Pro. Якщо функціонал відсутній – зверніться до тех.підтримки для підключення функціоналу.
Завдання, які вирішує імпорт рахунків
Імпорт рахунків використовується в ситуаціях, коли компанія отримує велику кількість вхідних інвойсів:
- фіксація факту отримання рахунку;
- перевірка коректності контрагента і компанії-одержувача;
- порівняння рахунків з витратами в системі;
- виявлення дублікатів;
- підготовка даних для подальшої передачі у бухгалтерські системи (наприклад, BAS).
Функція особливо корисна для компаній з великим оборотом замовлень і значною кількістю отриманих рахунків.
Як працює імпорт рахунків
1. Завантаження рахунків
Користувач завантажує один або кілька рахунків у форматі PDF в розділі Імпорт рахунків і запускає процес імпорту.
Після завантаження, рахунки потрапляють в чергу обробки. Черга працює в рамках конкретної компанії — обробка рахунків інших клієнтів системи на процес не впливає.
Під час обробки користувач може продовжувати роботу в системі.
2. Розпізнавання і перевірка
Для кожного рахунка система виконує автоматичну перевірку:
- розпізнає реквізити рахунка;
- визначає компанію, яка виставила рахунок;
- визначає компанію-одержувача;
- перевіряє суми (з ПДВ і без ПДВ);
- перевіряє валюту;
- шукає відповідну витрату в системі.
Обробка виконується послідовно: рахунки перевіряються по одному.
Після завершення обробки користувач отримує повідомлення.
3. Статуси рахунків
В процесі імпорту рахунок може отримати один з наступних статусів:
- Готовий до зв’язку — всі дані коректні, знайдена відповідна витрата.
- Редагування — дані розпізнані або частково не співпадають з витратами.
- Помилка — рахунок не вдалося зіставити (наприклад, компанія не знайдена).
- Дублікат — рахунок було додано раніше.
Попередній перегляд і редагування
Для кожного завантаженого рахунку доступний режим попереднього перегляду:
- ліворуя відображається оригінальний PDF-документ;
- праворуч — розпізнані дані рахунка.
У цьому режимі користувач може:
- перевірити коректність розпізнавання;
- відредагувати суми, рядки рахунки, кількість або ціну;
- зберегти зміни і повторно запустити перевірку.
Після редагування рахунок проходить повторну валідацію.
Зв’язування рахунка з витратою
Зв’язок рахунка з витратою можливий лише при повному збігу контрольних даних:
- контрагент (хто виставив рахунок);
- компанія-одержувач;
- сума та валюта;
- відповідність існуючим витратам.
Ручне зв’язування
Користувач натискає «Зв’язати з витратою», після чого система пропонує список відповідних витрат. У першу чергу відображаються витрати з повним (100%) збігом.
Після підтвердження рахунок прив’язується до вибраної витрати і відображається в отриманих рахунках.
Автоматичне зв’язування
У налаштуваннях імпорту рахунків доступна опція автоматичного визначення документів.
При включеній опції система автоматично пов’язує рахунок з витратою без участі користувача, якщо:
- збігаються компанії;
- збігаються суми (з ПДВ і без ПДВ);
- збігається валюта.
Якщо хоча б одна умова не виконано, рахунок буде очікувати ручної перевірки.
Робота з дублікатами
Якщо завантажений рахунок вже існує в системі і був раніше пов’язаний:
- він позначається як дублікат;
- його не можна пов’язати повторно;
- доступно тільки видалення такого рахунку.
Дублікат визначається після встановлення зв’язку першого рахунку з витратою.
Обмеження і особливості
- На поточний момент підтримуються тільки PDF-файли.
- Зображення (JPG, PNG) не підтримуються.
- Швидкість обробки залежить від кількості завантажених рахунків.
- Зв’язування відбувається за принципом «один рахунок — один витрата».
Результат використання
Використання імпорту рахунків дозволяє:
- значно скоротити час обробки вхідних інвойсів;
- мінімізувати ручне введення даних;
- знизити кількість помилок;
- спростити контроль витрат та первинної документації.
Функція рекомендується для регулярного використання компаніями з великим об’ємом вхідних рахунків.
Was this helpful?
0 / 0