Как настроить отправку почты из системы?

В настройках почты можно добавить как общий email компании, так и email конкретных сотрудников. Документы клиентам и перевозчикам будут отправляться с этих адресов прямо из системы.

Например вам нужно отправить счет заказчику. Для этого у вас должна быть настроена почта. Далее вы заходите в заказ, находите счет во вкладке "Счета" и нажимаете на иконку конверта.

Почта.png

В открывшемся окне вы можете видеть почту, которую вы настроили. Она же стоит в копии поле СС. После отправки документа клиенту вам будет отправлена копия письма.

Почта2.png

Данные получателя автоматически подгружаются из карточки компании (контактные лица). Если в карточке указано несеолько контактных лиц, вы можете выбрать одного из них. Для этого наведите курсор на поле, чтобы появился выпадающий список и выберите нужный вам контакт.

Mail-settings(ru)2.png

После того, как вы заполнили данные получателя, можете выбрать шаблон письма, которое будет сопровождать отправляемый документ. Как настроить шаблоны писем читайте здесь.

После выбора шаблона прокрутите окно вниз и нажмите кнопку "Отправить". Отправленное письмо также отображается в блоке "Клиенты" - раздел "Список сообщений".


Чтобы настроить почту, нужно:

  • Открыть блок "Установки"
  • Перейти в раздел "Система"
  • Выбрать пункт "Настройки почты"
  • Нажать кнопку "Добавить"


Mail-settings(ru).png


Нажмите +Добавить и в появившемся окошке укажите:

  • Адрес почтового ящика и пароль
  • Выберите из выпадающего меню “Настройки подключения” почтовый сервис, на котором создана почта. Мы автоматически внесли настройки для популярных почтовых сервисов.

При выборе одного из вариантов все поля во втором ряду заполнятся автоматически.

Если у вас свой почтовый сервер, обратитесь к системному администратору или хостинг-провайдеру для получения данных: сервер, порт, протокол.

Многие провайдеры публикуют эти настройки на своем сайте в разделе с инструкциями.

После сохранения нажмите "Тестировать". Если все настроено верно, то вы увидите:

24сен19 6.png


Настройка Gmail иногда требует дополнительных действий.

Google чутко оберегает своих пользователей от сторонних приложений. Для того, чтобы “подружить” 4logist с Gmail:

  • Войдите в настройки аккаунта google
  • Включите двухэтапную аутентификацию
  • Создайте пароль для доступа сторонних приложений. Для создания пароля введите ссылку на вход в нашу систему, пароль создается автоматически.
  • Полученный пароль копируем и вставляем в поле “Пароль” в окне настройки почты.
  • Сохранить и протестировать.

Инструкция от google тут: https://support.google.com/accounts/answer/185833?hl=ru


Далее, нужно добавить внесенные имейлы в карточки сотрудников. Для этого:

  • В блоке "Установки" переходим в "Организация" - "Сотрудники"
  • Выбираем сотрудника и нажимаем "Редактировать"
  • В карточке сотрудника переходим во вкладку "Настройка"
  • В выпадающем списке выбираем email
  • Сохраняем


26сен19.png


Готово. После этого документы из 4logist будут отправляться через почтовый ящик конкретного Пользователя.




ВАЖНО

Возможны случаи, когда всё настроено корректно, но часть писем постоянно не приходит или попадают в спам.

Решение

Необходимо добавить в DNS записи корпоративного почтового сервера запись о том, что разрешается отправка почты с ip адресов 4logist. Для этого добавьте следующие значения:

Хост: @

Тип: TXT

Значение: v=spf1 a:_spf1.4logist.com a:_spf2.4logist.com a:_spf3.4logist.com include:_spf.yandex.net ~all

Где

a:_spf1.4logist.com a:_spf2.4logist.com a:_spf3.4logist.com - запись, которую необходимо добавить для разрешения отправки почты с серверов 4logist,.

_spf.yandex.net - доменное имя с основными настройками spf. В данном примере, используется почта для домена от компании Яндекс.

Почта от других поставщиков, настраивается согласно их рекомендациям.

Mail.ru
v=spf1 a:_spf1.4logist.com a:_spf2.4logist.com a:_spf3.4logist.com a mx include:_spf.mail.ru ~all

Yandex.ru
v=spf1 a:_spf1.4logist.com a:_spf2.4logist.com a:_spf3.4logist.com include:_spf.yandex.net ~all

Gmail
v=spf1 a:_spf1.4logist.com a:_spf2.4logist.com a:_spf3.4logist.com include:_spf.google.com ~all


Справка на Mail.ru https://help.mail.ru/biz/domain/records/spf-all
Справка на Yandex https://yandex.ru/support/pdd/set-mail/spf.html
Справка на Gmail https://support.google.com/a/answer/33786?hl=ru


Информация по теме: