Раздел «Импорт счетов» предназначен для автоматизации обработки входящих счетов (invoices) от контрагентов. Функциональность позволяет загружать счета в формате PDF, распознавать их с помощью встроенного сервиса, проверять корректность данных и связывать счета с уже существующими расходами в системе.
Основная цель функции — сократить ручной труд бухгалтеров и сотрудников, работающих с первичной документацией, а также снизить количество ошибок при вводе данных.
Задачи, которые решает импорт счетов
Импорт счетов используется в ситуациях, когда компания получает большое количество входящих инвойсов:
- фиксация факта получения счета;
- проверка корректности контрагента и компании-получателя;
- сопоставление счета с расходом в системе;
- выявление дубликатов;
- подготовка данных для дальнейшей передачи в бухгалтерские системы (например, 1С).
Функция особенно полезна для компаний с большим оборотом заказов и значительным количеством полученных счетов.
Как работает импорт счетов
1. Загрузка счетов
Пользователь загружает один или несколько счетов в формате PDF в разделе Импорт счетов и запускает процесс импорта.
После загрузки счета попадают в очередь обработки. Очередь работает в рамках конкретной компании — обработка счетов других клиентов системы на процесс не влияет.
Во время обработки пользователь может продолжать работу в системе.
2. Распознавание и проверка
Для каждого счета система выполняет автоматическую проверку:
- распознаёт реквизиты счета;
- определяет компанию, выставившую счёт;
- определяет компанию-получателя;
- проверяет суммы (с НДС и без НДС);
- проверяет валюту;
- ищет соответствующий расход в системе.
Обработка выполняется последовательно: счета проверяются по одному.
После завершения обработки пользователь получает уведомление.
3. Статусы счетов
В процессе импорта счёт может получить один из следующих статусов:
- Готов к связи — все данные корректны, найден подходящий расход.
- Требуется редактирование — данные распознаны частично или не совпадают с расходами.
- Ошибка — счёт не удалось сопоставить (например, компания не найдена).
- Дубликат — счёт уже был ранее добавлен и связан.
Предварительный просмотр и редактирование
Для каждого загруженного счёта доступен режим предварительного просмотра:
- слева отображается оригинальный PDF-документ;
- справа — распознанные данные счёта.
В этом режиме пользователь может:
- проверить корректность распознавания;
- отредактировать суммы, строки счёта, количество или цену;
- сохранить изменения и повторно запустить проверку.
После редактирования счёт проходит повторную валидацию.
Связывание счета с расходом
Связь счёта с расходом возможна только при полном совпадении контрольных данных:
- контрагент (кто выставил счёт);
- компания-получатель;
- сумма и валюта;
- соответствие существующему расходу.
Ручное связывание
Пользователь нажимает «Связать с расходом», после чего система предлагает список подходящих расходов. В первую очередь отображаются расходы с полным (100%) совпадением.
После подтверждения счёт привязывается к выбранному расходу и отображается в полученных счетах.
Автоматическое связывание
В настройках импорта счетов доступна опция автоматического определения документов.
При включённой опции система автоматически связывает счёт с расходом без участия пользователя, если:
- совпадают компании;
- совпадают суммы (с НДС и без НДС);
- совпадает валюта.
Если хотя бы одно условие не выполнено, счёт будет ожидать ручной проверки.
Работа с дубликатами
Если загруженный счёт уже существует в системе и был ранее связан:
- он помечается как дубликат;
- его нельзя связать повторно;
- доступно только удаление такого счёта.
Дубликат определяется после установления связи первого счёта с расходом.
Ограничения и особенности
- На текущий момент распознаются только PDF-файлы.
- Изображения (JPG, PNG) не поддерживаются.
- Скорость обработки зависит от количества загруженных счетов.
- Связывание происходит по принципу «один счёт — один расход».
Результат использования
Использование импорта счетов позволяет:
- значительно сократить время обработки входящих инвойсов;
- минимизировать ручной ввод данных;
- снизить количество ошибок;
- упростить контроль расходов и первичной документации.
Функция рекомендуется для регулярного использования компаниями с большим объёмом входящих счетов.
Было ли это полезно?
0 / 0