Логи. Поиск по номеру заказа и по ID заказа.
Ранее мы рассказывали вам о таком инструменте, как Логи.
Они позволяют отследить все действия всех пользователей в системе.
Некоторые наши клиенты нашли поиск по ID заказа не вполне удобным и обратились к нам.
Мы разделили фильтр и теперь можно отдельно искать как по номеру заказа, так и по его ID, если у вас бывают заказы с одинаковыми номерами.
Чтобы просмотреть Логи, нужно зайти в Установки — Логи — журнал действий. Там выбрать диапазон дат и ввести ID заказа.
Также можно искать по действиям. Список всех действий вы можете найти в соответствующем фильтре.
Массовый перенос клиентов с одного менеджера на другого.
Данная доработка будет полезна всем, кто хочет передать какие-то группы клиентов от одного менеджера другому.
Это существенно упростит и ускорит работу с базой клиентов.
Как это работает?
Вы можете отобрать клиентов, которых хотите передать другому менеджеру при помощи фильтров.
Для вашего удобства мы добавили фильтр, который поможет отобрать клиентов без назначенного менеджера. Также есть фильтр по менеджеру, где можно выбрать конкретного сотрудника.
Нужно выбрать клиентов по какому-то признаку и нажать Фильтровать. Для примера у нас выбраны клиенты, у которых не назначен менеджер. Далее выбрать чек-боксом слева всех клиентов, действие Передать другому менеджеру и нажать Выполнить действие.
Откроется окно с вариантами выбора: можно заменить или добавить менеджера — и у клиента будет несколько менеджеров.
Также можно выбрать действие очистить менеджеров.
Так клиент перестанет быть закреплен за каким-либо менеджером. Позднее можно будет назначить его вручную или массово, как показано выше.
Сворачивать список грузов в рейсе
Опция будет полезна для тех, кто возит большое количество контейнеров, и для них список грузов выглядит неудобно.
Мы добавили сворачивание списка.
Будет показано три груза, дальше кнопка — Показать все
Права доступа. Финансы. Запросы
Расширили права пользователя для скрытия финансовой части при работе с запросами.
Для скрытия финансовой части нужно перейти в Установки — Организация — Группы сотрудников.
Далее выбрать нужную вам группу и зайти в режим редактирования.
В выбранной группе на вкладке Запросы, отметить или снять галочки в чек-боксах:
Право “Ставка запроса” будет скрывать следующий набор данных.
-Общий журнал запросов. Колонка ценовые предложения.
-Карточка запроса. Окно подтверждения запроса
-Карточка редактирования запроса. Информация о цене
-Форма подтверждения запроса. Информация о других ценовых предложениях.
-Карточка заказа. Информация “Создано из запроса”
-Карточка заказа. Финансы. Начальная ставка клиенту
Право “Ценовые предложения” будет скрывать данные по ценовым предложениям:
— Общий журнал запросов. Колонка ценовое предложение.
-Карточка запроса. Вкладка ценовые предложения.
-Форма создания документа ( КП на основе расчета)
-Карточка заказа. Информация “Создано из запроса” . Другие ценовые предложения.
Все эти изменения применяются и для архивных запросов.
При неактивных чекбоксах “Ставка запроса” и “Ценовые предложения” в настройке прав для запросов будут скрыты в финансах:
- Колонка “Ценовые предложения” в активных и архивных запросах
Вкладка “ценовые предложения” в карточке запроса - Информация о расчетах в форме добавления документа и чекбокс “сделать КП на основе расчета”
- Информация о цене и расчете в форме перевода из запроса в заказ.
При попытке перевода запроса в заказ без прав “Ставка запроса” появится сообщение вместо стандартной формы: “У вас нет прав утверждения цены. Для подтверждения запроса обратитесь к старшему менеджеру”.
Создание задачи при изменении статусов груза, рейса, заказа
Теперь у вас есть возможность автоматизировать процессы с помощью постановки задач при смене статусов груза, заказа и рейса.
Настроить функцию можно в Установки — Система — События — Статусы грузов/рейсов/заказов
Для грузов/заказов/рейсов настройка выполняется одинаково.
В открывшемся окне устанавливаем статусы, при смене которых будет ставиться задача, затем выбираем действие и нажимаем иконку +.
У нас появляется выбор, кому будет поставлена задача при смене статуса.
После сохранения, при следующей смене статуса, которая будет соответствовать условиям настройки, будет поставлена задача.
Задача будет ставиться сотруднику, который либо отмечен чек-боксом в одной из ролей или выбранному из выпадающего списка.
Ее можно увидеть в заказе, в котором находится груз.
И в блоке задачи
Авиарейс
Добавлена возможность работы с авиа рейсами.
Начиная с создания запроса, можно выбрать авиарейс при создании расчетов. При выборе такого типа перевозки, откроется форма с соответствующими полями.
Авиарейс можно также выбрать при создании заказа.
В форме построения маршрута также будут отображаться соответствующие поля
Из формы создания рейса вы можете в момент редактирования добавлять новые Терминалы (аэропорты):
В созданном заказе авиарейс показан в отдельной таблице.
Данный тип рейсов полноценно представлен в системе, так что у него есть своя иконка и место в таблицах, отчетах и фильтрах наряду с другими типами рейсов:
Просмотр из каких заказов состоит использованный кредитный лимит
В карточке клиента, на вкладке Условия оплаты, можно установить сумму кредитного лимита. Если у клиента не будут оплачены счета и закрыты заказы на эту сумму, менеджер не сможет создать новый заказ, пока не будет погашен лимит.
Теперь, при создании заказа с клиентом, вы сможете проверить еще больше информации.
Пример: менеджер создает заказ и видит ошибку: превышен кредитный лимит.
Он сможет проверить, какие заказы “мешают” ему продолжить работу с клиентом.
Иконка с данными о клиенте открывает форму, в которой мы добавили сведения о том, из каких заказов состоит его использованный кредитный лимит:
Это позволит сделать работу прозрачнее и моментально решать вопросы, возникающие в процессе работы.
Причина отказа в запросах.
Мы доработали функционал с отказом в запросах и сделали его еще удобнее.
Добавили поле “Причина отказа” — с выбором варианта из выпадающего списка.
Чтобы добавить причины, вам нужно перейти в Установки — Справочники — причина отказа от запроса.
Мы можем добавить как просто причину, так и комментарий к ней.
Таким образом можно сделать несколько “Категорий” отказа и для каждой добавить свои подробности и нюансы.
В запросах также есть фильтр, позволяющий фильтровать их по причинам отказа и колонка в общей таблице
Уведомление клиентов о предстоящей оплате.
Добавили автоматизированную рассылку, которая поможет не допускать образования дебиторской задолженности и сократит время менеджеров на работу со счетами.
Как работает?
В системе можно настроить автоматическое уведомление клиента о Предстоящей оплате. Вы сами можете установить, за сколько дней до срока оплаты клиенту придет напоминание, что ему отправлялся счет, по которому можно совершить оплату.
Как настроить?
В Установки — Шаблоны — Напоминания о счетах — добавить шаблон письма.
При нажатии Добавить откроется форма, где нужно вписать название, выбрать язык и кому по умолчанию будет отправляться письмо по этому шаблону.
Далее перейти на вкладку Тексты и написать текст письма, которое будет сопровождать счет.
Сохранить и перейти в Установки — Система — Автоматическая рассылка контрагентам — напоминание о счетах
Там указать, за какое количество до даты Оплатить до отправлять письмо и при желании, указать адрес для отправки копии — это может быть менеджер или бухгалтер.
Справа кнопкой Добавить, можно добавить один или несколько шаблонов на разных языках.
Это удобно, если у вас есть клиенты из разных стран.
Кому какой шаблон определять, система будет понимать, если вы в карточке клиента выберете язык уведомлений:
Фильтры:
Фильтр по полученным счетам.
Есть — показывает все заказы, в которых есть полученные счета
Нет — Показывает все заказы в которых нет полученных счетов
Все — Показывает заказы в которых нет и в которых есть полученные счета.
Это позволит контролировать работу менеджеров по внесению счетов от контрагентов.
Фильтр по точкам перегрузки в грузе
Сделано для тех, кто работает со складом и им необходимо видеть все заказы, которые едут через точки перегрузок.
Если включен функционал склад, то в позиции фильтров по грузам появляется фильтр по точке перегрузки.
Время отправки напоминаний о счетах — перенесено на 12:00 UTC+3
Перенесли время отправки напоминаний, чтобы у менеджеров и бухгалтерии утром было время внести сведения об оплатах.
Так клиенты, которые оплатили утром или накануне вечером, не получат напоминание зря.
Напоминание отправляем теперь в 12:00 UTC+3.
Добавили столбец по нашей компании в выгрузку по полученным счетам
Теперь в выгрузке можно будет видеть, на какую из нескольких добавленных компаний выставлен счет.
Опция, которая будет полезна тем, кто пользуется excel выгрузкой в дополнение к основной системе.
Для включения данного столбца обратитесь, пожалуйста, в службу технической поддержки.
Услуга платная.
Изменения в настройках почты
Время от времени к нам поступают обращения от клиентов, что перестала работать почта.
Практически в 100% случаев это связано с изменением пароля или настроек со стороны клиента.
Иногда пользователи убирают галочку “По умолчанию” и у них перестают срабатывать напоминания о задачах, просроченных документах и не приходят уведомления менеджерам о событиях в системе.
Мы решили предотвратить такие ситуации.
Была сделана миграция, которая поставила всем клиентам почту по умолчанию по следующему алгоритму и приоритету:
- Почтовый ящик по умолчанию — если был выбран, остался как был и вы не заметите изменений.
- Почтовый ящик, который соответствует почте основной компании
- Любой почтовый ящик из списка.
Что требуется от пользователей?
Перейти в Установки — Система — настройки почты и проверить, какой адрес у вас указан в качестве почты по умолчанию.
Если вас устраивает этот адрес для отправки уведомлений из системы — ничего делать не нужно.
Если хотите назначить другой адрес, просто откройте его редактирование и поставьте галочку По умолчанию. Так вы смените адрес для отправки уведомлений.
Если у вас остались какие-то вопросы касательно почты — обращайтесь в нашу техническую поддержку на help@4logist.com или к вашему персональному менеджеру — будем рады вам помочь!
Биллинг
Работая над автоматизацией процессов наших клиентов, мы стараемся не отставать и сами.
Нами была разработана и внедрена система биллинга — личный кабинет клиента.
Что можно сделать в биллинге?
1. Посмотреть данные о своей подписке: количество пользователей, цену за пользователя, срок действия лицензии и место на диске. которое занимают ваши файлы.
2. Скачать документы — счета и акты.
3. Добавить пользователей.
4. Произвести оплату картой.
Последнее нововведение — подтверждение оплаты.
Зачастую деньги после оплаты не зачисляются сразу. Необходимо подождать какое то время. Для таких случаев мы предоставили нашим клиентам возможность прислать нам платежку, пользуясь биллингом.
Для этого нужно перейти в Биллинг, там на вкладку документы и нажать Подтвердить оплату напротив неоплаченного счета.
Обязательно нужно прикрепить платежный документ.
Документ автоматически отправится в бухгалтерию, а у вас счет будет показан как оплаченный.
Таким образом сразу добавится лицензия или продлится система.
Если уже случилась блокировка, что бывает даже с самыми ответственными из нас — вам также поможет новая опция. Просто со страницы блокировки вы сможете перейти в биллинг и подтвердить оплату. Даже в выходные и праздничные дни.
Произвольный курс валют.
Мы разработали механизм для установки собственного курса валют для сделок.
Теперь есть возможность добавлять свой курс:
- При создании/подтверждении запроса.
- При добавлении ценовых предложений.
- При создании заказа.
- В рейсах: при создании рейса и при добавлении доп. расходов в рейсе
- В финансовых операциях заказа.
- При добавлении счетов.
Добавить свой курс легко. Покажем на примере создания рейса.
У нас базовая валюта — Евро.
Мы хотим создать рейс и оплатить перевозчику долларами, купленными по своему курсу. Меняем валюту в рейсе на USD.
По умолчанию в системе берется курс нац. банка. Дату можно выбирать.
Над полем с датой курса мы видим иконку стрелки. Если нажать на нее, пропадает дата и появится пустое поле, куда нужно вписать курс покупки валюты.
После внесения цены и сохранения, мы можем видеть цену рейса в USD и єквивалент в EUR по указанному нами курсу.
Возможность указать свой курс работает во всех ключевых местах системы, где вносятся данные о финансах.
Was this helpful?
1 / 0