Нумерация используется в системе 4logist для запросов, заказов, счетов, актов и договоров.
В данной статье мы расскажем, как настроить нумерацию и какие виды нумерации бывают.
Настройки находятся в Установки – система – нумерации.
Там изначально предусмотрена базовая нумерация для одной компании.
По мере того, как вы будете добавлять другие юр. лица (компании в систему), у вас будет появляться базовая нумерация для каждой.
На скриншоте выше мы видим, что созданы нумерации для консолидации (рейсов со сборными грузами), а такде для трех компаний.
В каждой из компании мы видим нумерацию для заказа, запроса, договора с перевозчиком/клиентом и для счета.
Нумерацию можно отредактировать, можно добавить новую и протестировать.
Добавим новую нумерацию.
В правом верхнем углу нажать +Добавить. В открывшемся окне вы увидите следующие поля:
- Название – название нумерации, лучше написать как можно более “говорящее”, чтобы в дальнейшем не спутать ее с другими. Не советуем использовать стандартное Нумерация заказа. Лучше написать “Нумерация для заказа ИП Гавтадзе”.
- Нумерация для – я выбираю для акта, но там есть больше вариантов для выбора
- Компания – можно создать нумерации для каждой из добавленных в программу компаний. Каждая с отдельным префиксом, например.
- Отдел, сотрудник, клиент – также позволяет создавать для каждого отдельную нумерацию акта и других объектов.
- Префикс – добавляется в начале, может быть буквенным – не меняется в зависимости от номера. Чтобы префикс отделялся от номера, можно вписывать так “IP-“
- Год, месяц, день – будет добавлять текущую дату к номеру.
- Разделитель – добавляется, чтобы отделить дату от номера
- Кол-во цифр – если в этом поле указать 2, то нумерация будет двузначной, то есть первый заказ получит номер 01, если будет количество цифр 3, то первый заказ будет 01, десятый – 010 и т.д.
- Индекс – это номер заказа/запроса/счета и т.д, который будет меняться. Текущий индекс в настройках нумерации показывает то, под каким номером будет следующий объект.
- Суффикс – обозначение, которое добавляется поле номера
- Префикс сотрудника, префикс компании, префикс отдела – можно добавить в карточку соответствующего субъекта и не добавлять в окне настроек нумерации.
- Просмотр – покажет, что у вас получится, если сохранить текущие настройки.
Важно учитывать, что если вы создаете нумерацию для отдела или сотрудника, то другие отделы и сотрудники, у которых не будет нумерации, будут получать ошибку при создании объектов (запроса, заказа) или отсутствующий номер. Так что важно убедиться, что при создании нумерации для отделов и сотрудников, она добавлена для каждого субъекта.
Тест нумерации
Вы можете проверить, корректно ли сработает нумерация для каждого из сотрудников.
Я для примера взяла сотрудника, которые не входит в отдел Бухгалтерия.
И создала нумерацию для заказа, при этом указав отдел Бухгалтерия. То есть для этого отдела и его сотрудников есть нумерация, а для остальных – нет. И при тестировании я получу ошибку:
Если убрать указание отдела в настройках нумерации заказа, то все будет работать корректно у данного сотрудника dmitry123
У нас также есть видео, которое с небольшими отличиями покажет наглядно настройки нумерации.
Was this helpful?
0 / 0