Инструкция по ведению сделки мультимодальной перевозки
В системе 4logist есть возможность вести сделки по мультимодальным перевозкам: Ж/д, авто, море.
Все создается в рамках запросов или заказов. Различия только в выборе типа транспорта и заполнению некоторых полей.
В этом руководстве мы расскажем вам как заполнять различные виды рейсов, начиная с создания запроса.
Для построения сделки между отделом продаж и логистами используется блок Запросы.
При получении заявки от клиента мы нажимаем + Новый запрос.
В запросе указываем компанию, от которой был получен запрос, сроки и место доставки груза, а также параметры груза
после сохранения у нас появляется рабочая карточка запроса.
Здесь основным полем для работы будет вкладка Ценовые предложения, где мы будем формировать стоимость доставки груза.
В нашем примере мы доставляем груз из Великобритании в Казахстан.
Сначала будет доставка морем, потом груз будет доставлен в склад временного хранения автомобилем, затем доставлен в конечную точку жд транспортом.
Чтобы заранее определить тип перевозки, нам нужно перейти в терминалы и создать адреса загрузки и разгрузки, а при создании отметить тип перевозки в соответствующем поле.
Также можно добавлять адреса с пометкой Склад, которая в дальнейшем будет видна при создании маршрута с точками хранения.
При создании маршрута, мы можем не вносить адреса заново, а начать вводить названия уже добавленных ранее точек и программа предложит нам автозаполнение форм.
Все дополнительные услуги мы также можем указать в рамках ценовых предложений.
Каждый отдельный этап перевозки мы добавляем как новый расчет.
В новом расчете мы указываем контрагента – в данном случае – перевозчика, Ставку перевозчика – расход и цену для клиента.
Также в маршруте мы можем выбрать железнодорожный или рейс, к которому относятся морские и авиа рейсы
После создания ценового предложения мы можем сформировать коммерческое предложение для нашего клиента.
Для этого нужно перейти на вкладку Документы, нажать + добавить, выбрать подходящий расчет и выбрать шаблон.
После сохранения мы можем отправить документ клиенту прямо из программы или сохранить в пдф формате себе на компьютер.
Вот так выглядит коммерческое предложение в конечном его варианте:
Для построения процесса работы с запросами используются статусы запросов.
Для примера: после получения запроса мы заполняем форму и меняем статус на Ждем предложений.
Логист может подключиться к работе и добавить ценовые предложения.
После того, как его часть работы была сделана, логист может сменить статус на ждем решение клиента.
Менеджер может связаться с клиентом и после получения ответа, перевести запрос в статус Подтвержден или Не подтвержден.
В момент выбора статуса Не подтвержден откроется форма для заполнения, в которой нужно будет указать причину отказа клиента. Сам запрос будет перемещен в архив.
При выборе статуса подтвержден, программа предложит создать на основе одного из расчетов Заказ.
Продолжаем работу в блоке Заказы.
Можно увидеть заказ, созданный на основании нашего запроса.
В заказ переместилась вся информация из запроса.
В грузы переместилась вся информация по параметрам груза и конечные точки маршрута
В рейс переносятся все данные о перевозчиках и этапы перевозки с типами рейсов:
на вкладке Финансы отображаются все расходы и ставки, которые мы указали при формировании ценовых предложений
На вкладке Документы мы формируем все необходимые сопроводительные документы путем выбора подходящего шаблона. Документы также можно отправить клиенту или перевозчику непосредственно из программы или скачать на свой компьютер.
На вкладке счета мы можем создать счет клиенту.
На вкладке полученные счета мы можем добавить счета от перевозчика.
При добавлении счета, в котором сумма отличается от внесенной нами ставки за рейс, сумма рейса будет скорректирована согласно счету.
К заказу также можно оставлять комментарии для коллег, для клиента или для перевозчика, при условии, что они используют отдельное приложение Личный кабинет.
Также можно из карточки заказа создавать задачи на сотрудников. Работа со статусами может быть выстроена по аналогии с запросами.
Финальный статус (определяется настройками статуса в Установки – справочники – статусы запросов) – замораживает заказ и делает его дальнейшее редактирование невозможным. У нас на примере этот статус называется Финансово закрыт. Этот статус устанавливается после завершения работы над заказом.
Was this helpful?
0 / 0